Perustelut
Uusi arkistointilaki (529/2026) on tullut voimaan 1.7.2026 ja kumonnut aikaisemman arkistolain (831/1994). Uudistus selkeyttää viranomaisten asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistointia sekä yhdistää arkistoinnin suunnittelun osaksi tiedonhallintaa. Aikaisemman lainsäädännön nojalla annetut Kansallisarkiston, arkistolaitoksen ja valtionarkiston määräykset ja päätökset jäävät voimaan, kunnes Kansallisarkisto toisin määrää.
Samanaikaisesti julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettua lakia (906/2019) on muutettu lailla 530/2026. Tiedonhallintamalliin on sisällytettävä tiedot tietoaineiston arkistoinnista, arkistoinnin toteuttamisessa käytettävästä tietojärjestelmästä tai tilasta taikka tietoaineiston tuhoamisesta. Tiedonhallintamalli on saatettava uuden sisältövaatimuksen mukaiseksi viimeistään 1.1.2028. Siirtymäaika ei siirrä muiden voimassa olevien tiedonhallinta- ja arkistointivelvoitteiden noudattamista.
Tiedonhallintalain 4 §:n mukaan tiedonhallintayksikön johdon on huolehdittava tehtävien vastuiden määrittelystä, ajantasaisista ohjeista, henkilöstön osaamisesta, asianmukaisista työvälineistä ja riittävästä valvonnasta.
Rautalammin kunnan nykyiset määräykset:
Rautalammin kunnan 1.5.2026 voimaan tulleen hallintosäännön 9 luvun 53–56 §:ssä määrätään tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon järjestämisestä. Hallintosäännön 53 §:n mukaan kunnanhallitus vastaa tiedonhallinnan vastuiden, käytäntöjen ja valvonnan määrittelystä. Hallintosäännön 54 §:n perusteella kunnanhallitus määrää asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan ja antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallinnon hoitamisesta sekä vastuuhenkilöiden tehtävistä. Asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävistä määrätään 55 §:ssä. Toimialojen velvollisuudesta huolehtia omista asiakirjatiedoistaan ja nimetä asiakirjahallinnon vastuuhenkilö määrätään 56 §:ssä.
Hallintosäännössä on siten olemassa tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon järjestämisen perusta. Uudistuksen toimeenpanemiseksi on tarpeen tarkistaa määräysten nojalla tehtyjen nimeämis- ja vastuunjakopäätösten ajantasaisuus, tehtävien käytännön toteutuminen sekä ohjeiden ja suunnitelmien päivitystarpeet. Samalla arvioidaan hallintosäännön täsmennystarpeet uuden lainsäädännön ja suunnitelmien hyväksymismenettelyn osalta.
Valmistelun sisältö:
Selvitys koskee kaikkia kunnan toimialoja sekä sähköisiä aineistoja että paperiarkistoja. Valmistelussa tarkistetaan:
- asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan ja toimialojen vastuuhenkilöiden nimeämiset, tehtävät ja sijaisjärjestelyt;
- tiedonhallintamallin, tiedonohjaus- ja arkistonmuodostussuunnitelmien sekä toimintaohjeiden ajantasaisuus ja yhteensopivuus;
- Kansallisarkiston arkistointipäätösten kattavuus ja ajantasaisuus;
- aineistojen säilyttämisen, arkistoinnin, tietoturvallisen tuhoamisen ja tietopalvelun käytännöt;
- tietojärjestelmien ja arkistotilojen soveltuvuus sekä henkilöstön osaamisen, työajan ja resurssien tarve.
Kuntaliiton yleiskirjeessä 8/2026 suositellaan muun muassa arkistointipäätösten tarkistamista, arkistointisuunnittelun yhdistämistä tiedonhallintamalliin ja metatietokäytäntöjen varmistamista. Valmistelussa voidaan arvioida myös kansallisen arkistotietovarannon hyödyntämistä. Mahdollinen siirtyminen ja siihen liittyvät kustannukset käsitellään erikseen.
Tavoitteena on varmistaa selkeä vastuunjako, asiakirjojen säilyminen ja löydettävyys, tietopalvelun toimivuus sekä tietosuojan ja tietoturvan toteutuminen.
Oheismateriaali:
Vaikutusten arviointi:(alleviivattuna)
- Henkilöstövaikutusten arviointi: myönteinen/ kielteinen/ ei vaikutusta
- Lapsivaikutusten arviointi: myönteinen/ kielteinen/ ei vaikutusta
- Ympäristövaikutusten arviointi: myönteinen/ kielteinen/ ei vaikutusta
- Yritysvaikutusten arviointi: myönteinen/ kielteinen/ ei vaikutusta
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Anu Sepponen, kunnanjohtaja, anu.sepponen@rautalampi.fi
Kunnanjohtajan päätösehdotus
Kunnanhallitus päättää:
-
antaa hallintojohtajan tehtäväksi valmistella yhteistyössä toimialojen ja ICT-asiantuntijan kanssa arkistointilain uudistuksen toimeenpanon sekä tarkistaa asiakirjahallinnon nimeämispäätökset, vastuunjaon ja sijaisjärjestelyt;
-
pyytää 31.1.2027 mennessä toimenpide-esityksen tarvittavista päätöksistä, ohjeiden ja suunnitelmien päivityksistä, hallintosääntömuutoksista sekä aikataulusta ja resurssitarpeista. Tiedonhallintamallin uusi sisältövaatimus on täytettävä viimeistään 1.1.2028;
-
edellyttää kiireellisten puutteiden korjaamista viivytyksettä voimassa olevan toimivallan puitteissa.
Hallintosääntömuutokset saatetaan valtuuston päätettäviksi. Mahdolliset lisämäärärahat ja järjestelmähankinnat ratkaistaan erikseen.