Perustelut
Rautalammin kunnan hallintosäännössä luvussa 17 on määritetty kokousmenettelyt. Toimielin päättää kokouksensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruttaa kokouksen. (§126)
Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti.
Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä.
Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus ja -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.
Kokouskutsu lähetetään vähintään neljää päivää ennen kokousta tai toimielimen päättämällä tavalla. (§127). Kunnanhallituksen ja - valtuuston esityslistat pyritään lähettämään viikkoa ennen kokousta.
Pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan.
Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä.
Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti. Hallintosäännön pykälässä 146 on lueteltu asiat, jotka ainakin pitää pöytäkirjaan merkitä.
Pöytäkirjaan liitetään päätöksiä koskevat oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitukset sekä muutoksenhakukiellot.
Tarkastuslautakunnan tietoon on tullut, että kunnan eri toimielinten virallisia, hyväksyttyjä pöytäkirjoja on niiden julkaisemisen jälkeen uudelleen aukaistu ja niihin on tehty muutoksia.
Ehdotus
Puheenjohtaja esittää, että tarkastuslautakunta päättää selvittää asiaa tarkemmin.
Päätös
Puheenjohtajan esitys hyväksyttiin ja tarkastuslautakunta jää seuraamaan pöytäkirjakäytäntöjä.
Pyydetään kunnanhallitusta kiinnittämään huomiota hallintosäännön asiakirjoja koskeviin määräyksiin (hallintosääntö 9. luku: Tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnan järjestäminen, hallintosääntö §146 kunnanhallitus antaa tarvittaessa tarkempia ohjeita pöytäkirjan laatimisesta sekä hallintosääntö 6. luku: Sopimusten hallinta)