RauDno-2024-115
Hallintolaki § 43 ja § 45. Rautalammin kunnan hallintosääntö 2022, § 25 .
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (tiedonhallintalaki 906/2019) tuli voimaan 1.1.2020. Laissa säädetään julkisuusperiaatteen ja hyvän hallinnon vaatimusten toteuttamisesta viranomaisten tiedonhallinnassa sekä tietojärjestelmien yhteentoimivuuden toteuttamisesta. Yleislakina tiedonhallintalaki sisältää koko julkista hallintoa koskevat säännökset tiedonhallinnan järjestämisestä ja kuvaamisesta, tietovarantojen yhteentoimivuudesta, teknisten rajapintojen ja katseluyhteyksien toteuttamisesta sekä tietoturvallisuuden toteuttamisesta. Tiedonhallintalaissa (906/2019) on säädetty tiedonhallintayksikön velvollisuudeksi laatia ja ylläpitää tiedonhallintamallia. Lisäksi tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä.
Hankittavaa työkalua on tarkoitus käyttää Rautalammin kunnan tiedonhallinta-, tietosuoja-, tietoturva- ja ICT-arkkitehtuurityön tukena. Järjestelmä toimii tietosuoja- ja tietoturvavastaavien työkaluna tiedonhallinnan sekä riskien hallinnan ja käsittelyn, toiminnan jatkuvuudenhallinnan ja varautumisen, tietoturvallisuuden ja tietosuojan sekä kyberturvallisuuden lakisääteisten vaatimusten toteuttamisessa ja lakien edellytysten toteutumisen seurannassa ja todentamisessa.
Hankinnan taustalla on tarve järjestelmälle, jolla helpotetaan erilaisten lakien asettamien vaatimusten täyttämistä, jolla voidaan tuottaa vaadittuja dokumentteja syötettyjen tietojen pohjalta sekä seurata vaatimusten toteutumista. Kunnassa on tarve järjestelmälle, josta löytyy ohjaavat pohjat ja toiminnot vähintään tiedonhallintalain, tietosuoja-asetuksen ja tietoturvan vaatimusten täyttämiselle ja se on aktiivisesti kehittyvä ohjelma, jolla voidaan täyttää myös uusia tulevia vaatimuksia. Järjestelmän tulee seurata ja koordinoita työtä, dokumentoida prosessi sekä mahdollistaa tehtävien vastuuttaminen muille työntekijöille ja erääntyvistä tehtävistä tulee automaattiset viestit. Järjestelmästä pitää saada otettua raportit syötettyjen tietojen pohjalta ja asiakirjojen julkaisu pitää pystyä tekemään suoraan omalle verkkosivustolle. Järjestelmän tulee olla helppokäyttöinen ja integroittavissa olemassa oleviin järjestelmiin niin, että se ei vaadi erillistä asennusta eikä kirjautumista, ohjelmisto ja tuki ovat suomenkielisiä.
Markkinakartoitus on tehty ja siinä on selvinnyt, että kunnan järjestelmälle asettamat vaatimukset täyttävän palvelun pystyy toimittamaan Agendium Oy:n Digiturvamalli. Palvelun vuosittainen käyttömaksu on tarjouksen mukaan 2610 €/vuosi (alv. 0%). Palvelun käyttöönottoon ei liity muita kustannuksia ja ohjelmiston käyttäjämäärää ei ole rajattu. Palvelun käytöstä laaditaan erillinen palvelusopimus. Päätän, että Rautalammin kunta hankkii Digiturvamalli-palvelun Agendium Oy:ltä.